海外と取引をしていると、よく「先週オーダーを出したのに何も返事が返ってこない」、「問い合わせをしたけど返答がずっと戻ってこない」といったことに遭遇します。
日本では、すぐに返事を返すのが礼儀であるというような風潮がありますが、海外ではまず、すぐに返事が返ってこないのが当たり前です。
しかしあまりにも返事が遅く、仕事の進捗に影響してしまっては困ります。
今回は、そんな海外から返事が返ってこない場合に、相手に返事を催促したいときに僕が普段使っている英語メールのフレーズをご紹介したいと思います。
あわせて、国ごとのレスポンスの違いについてもご紹介いたします。
スポンサーリンク
相手にできるだけ不快な思いをさせない丁寧な催促メール
そもそも相手がなかなかメールの返事をよこさないのでこちらから催促のメールを打たなければいけないのですが、露骨に「なんで返事をしないんだ？」、「早く返事をよこせ」と催促してしまうと、その後の仕事を進めるうえで障害が発生してしまう恐れがあります。
そのため、僕はできるだけ丁寧な催促のメールを送るようにしています。
そしてメールの文面には返事を促す内容を書いた後で、前回送ったメールの内容をもう一度記載するようにしています。
通常の催促メール
I just wanted to make sure if you received the following email.
I’m waiting for your reply.
「ただ確かめたかっただけです」という表現を使って、やんわりと前回の案件を確認・処理するように促しています。
I’m wondering if you had received our order two weeks ago.
I would appreciate it if you could reply to our order.
こちらも攻撃的な表現は避け、さらに「返事をいただけると助かります」と丁寧な表現になります。
急ぎで返事がほしい場合
We are really in a hurry for the following matter.
Please get back to us ASAP. (as soon as possible)
時間にそれほど余裕がなく、すぐに返事がほしい場合などは、先にご紹介した2つの英文ではすぐに返事をくれる可能性は低くなってしまいます。
かと言って「早く返事しろ」とあからさまに伝えることは難しいときには、端的に「急いでるからできるだけ早く返事をください」と先方に伝えるようにしています。
意外に催促のメール連絡を入れると、比較的早く返信が返ってくるケースが多いと思います。
海外との取引で返事が返ってくるタイミング
海外との取引では、オーダーを出したり、何か問い合わせの連絡を出しても、たとえ付き合いが長い取引先であったとしても、返事が次の日や2日後に返ってくるようなことはあまりありません。
早くても5日経ったころに返事が返ってくるか、通常はだいたい1週間くらいで最初の返事が返ってくる場合が多いと思います。
僕はどんな取引先でも、こちらから何かしら連絡を入れ、2週間経過して何も反応が返ってこなかった場合には、催促のメールを入れるようにしています。
一度催促すると、早いと次の日から3日後くらいまでには返信をくれます。
ただ、中には催促しても一向に返事をくれないところもありますので、そういう場合にはさらに2週間待ち、再度催促のメールを入れています。
海外とのやり取りでは、文化の違いから日本のように即座に対応してくれないことが当たり前のようになっていますが、僕が一番時間を要したケースでは、イギリスの取引先が最初の返事を返してくるまでに3か月かかったことがあります。
その時は、こちらも半ば忘れかけていた頃に突然、「We dispatched your order today.（オーダーは今日出荷したよ）」の一文だけでした・・・。
国別レスポンスの違い
あくまで僕が個人的に経験している相手国ごとのレスポンスのタイミングについてご案内したいと思います。
アメリカ
だいたい1週間くらい経過したころに返事をくれます。
対応してくれる人によってかなり差が出るような感じです。さすがは人種のるつぼと思わされます。
イギリス
1、2回の催促が必ず必要。
オーダーに関しては、在庫がない場合には、商品完成まで何も連絡がないことが多く、忍耐強い対応が求められます。
オーストラリア・ニュージーランド
遅くとも3日後までには返信をくれます。
オセアニアの国は他の国と比較するとレスポンスが非常に早く、日本と近い感覚で取引することができ、非常にお付き合いしやすいです。
たとえ在庫がないような場合でも、どの商品の在庫がなく、どれくらい時間がかかるか、といった情報を丁寧に連絡してくれます。
まとめ
国が違えばビジネスにおける習慣も大きく違います。
海外の国からしてみれば、逆に日本は「すぐに返事が返ってくる」と思われているのではないでしょうか。
海外と取引をしている人は、日本と時間軸が違うということを理解していると思うのですが、日本国内の販売先で事情を知らない人などから問い合わせをもらって、海外からの返答待ちといった場合には、いくら返答待ちと伝えても理解してもらえないことが多く、板挟みになるのだけがつらい仕事ではあります・・・。
スマホのアプリで効率的に英会話が学べることで評判が良いスタディサプリENGLISH。これまでは、日常英会話コースTOEIC対策コースTOEIC対策パーソナルコーチプランという3つのラインナップでした。[…]
時差がある海外の企業とビジネスを進めていくには、電話やスカイプなどの言葉でのやり取りよりも、Eメールを使ったコミュニケーションが主流だと思います。ところが、いざ海外の取引先と英語でビジネスメールのやり取りをするとなると、うま[…]