みなさんは海外へ英語でメールを送るときに、メールに付ける「件名」について悩んだことはないでしょうか？
件名が適切でなかったために、メールを受け取った相手側がスパムメールであると勘違いしたり、見過ごされてしまう可能性もあります。
今回は、メールを送るときに失敗しない英語メールの「件名」の付け方についてお届けしていきたいと思います。
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ビジネス英語メールの件名を付けるときの注意点
海外との取引にはメールが無くてはならい存在です。
しかし、1日に受信するメールの量だけでも相当な数にのぼりますので、受信したメールの件名をチェックすることでメール開封の優先順位を決めている人が多いことと思います。
自分が送ったメールを相手に確実に見てもらえるような件名を付けるためには、最低限気をつけておくべきポイントいくつかあります。
●相手が件名を見ただけですぐにメールの内容を把握できるように、できるだけシンプルかつ具体的な件名を付ける。
●基本的にすべての単語の最初の文字は大文字にする。
※about, with, in, to, on, off, of, for, by, at などは例外で、小文字でもOK。
→ Request for Price List（価格表の依頼）など。
●文法にとらわれすぎず、the や a などの冠詞はできるだけ入れない。
●記号や ! などはスパムメールとして扱われる可能性があるのでできるだけ入れない。
ビジネス英語メールでよく使われる件名の書き方【用件別】
Inquiry about 〇〇〇（〇〇〇についての問い合わせ）
→Inquiry about Your Product（貴社製品についての問い合わせ）
Question about 〇〇〇（〇〇〇についての質問）
→Question about Our Meeting（ミーティングについての質問）
Request for 〇〇〇（〇〇〇の依頼について）
→Request for Samples（サンプル品の依頼について）
〇〇 Request（〇〇〇の依頼）
→Catalogue Request（カタログの依頼）
Problem with 〇〇〇（〇〇〇の問題について）
→Problem with Number of Product（製品数量の問題について）
New Order 〇〇〇、Our Order 〇〇〇（新しいオーダーを出すとき）
→New Order PO # A-123、Our Order PO No. B-456
Order Confirmation on 〇〇〇（〇〇〇の注文確認について）
→Order Confirmation on PO # A-123（PO # A-123の注文確認について）
Shipment for 〇〇〇（出荷案内、〇〇〇の出荷について）
→Shipment for PO # A-123（PO # A-123の出荷について）
Error in 〇〇〇（〇〇〇の間違いについて）
→Error in Your Estimate（貴社見積の間違いについて）
上記のような形とは別に、どうしても急ぎの要件で、出来る限り相手に早くメールを見てもらいたい場合には、「URGENT」とすべて大文字で件名の先頭に付けます。
ただし、これは相手にかなり強い印象を与えますので同じ相手に何度も使わないようにしましょう。
まとめ
オーダーを出す場合には、オーダーを出す側、そしてオーダーを受ける側でそれぞれ管理するオーダーの番号が変わってくることがあります。
僕が担当しているアメリカの取引先で1社、オーダーの管理番号が30桁くらいの数字で管理している会社があり、メールの件名にはいつもそのオーダー番号だけしか記載してこないところがあります。
数字の羅列だけでは用件が全くわかりません。
やはりメールを送るときに付けるメールの件名は、メールを受け取る相手のことを第一に考える必要がありますよね。
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