時差がある海外の企業とビジネスを進めていくには、電話やスカイプなどの言葉でのやり取りよりも、Eメールを使ったコミュニケーションが主流だと思います。
ところが、いざ海外の取引先と英語でビジネスメールのやり取りをするとなると、うまく書けるか不安になってしまうのではないでしょうか？
この記事では、海外の人とメールでやり取りするうえで役に立つ、ビジネス英語メールの本をご紹介します。
手元に１冊資料があるだけで、英文メールを作るのにムダに時間をかけてしまうことがなくなり、仕事がはかどるようになるでしょう。
ちなみに、僕は現在商社に勤めており、アメリカ・アジア各国へ出張に出かけながら、毎日数十通の英文メールを処理しています。
今回の記事がビジネス英語メール作りの参考になれば幸いです。
【英文メールの書き方のコツ】基本フレーズのストック作りが大切
英語でメールを作るときには、毎回、一から英文を作るのは手間がかかり大変です。
ですので、ストックしておいた英語表現・フレーズをもとに、状況に応じて細かい部分を変えたり、付け足したりしながら仕事を進めていくのがベストだと思います。
日本語のビジネスメールも同じですが、英語でも仕事上のやり取りで使う文章は決まった表現が多くなります。
使う頻度の高い英語表現は、パソコンのメモ帳などにストックしておくと大変便利です。
この方法で英文メールを処理していると、作業効率が上がるだけでなく、ストックした英語表現を自然に記憶できるというメリットもあります。
何度も同じ英語表現を使用し、触れることで、脳の中に長期記憶としてインプットされていくので、知らないうちに英語表現を覚えてしまいます。
すると、ビジネスで英文メールを作るときだけでなく、それ以外の英語を使う場面でも、知らないうちに記憶した表現をベースにして、英語で反応できるようになります。
つまり、仕事上で英語メールを処理するために色々な基本フレーズをストックし、日常業務で何度も使う過程で、自動的に英語力そのものがアップできてしまいます。
とは言え、ビジネス英語メールの作成を効率化するためには、良質な英語表現のひな型・テンプレートが必要です。
効率を上げる英語フレーズのストック作りには、ビジネス英語メールの本が１冊あれば非常に役に立ちます。
実践的で役に立つビジネス英語メール本５冊
それでは、ここからは、ビジネス英語メールの「書き方」「ルール」「言い回し」が身につく書籍をご紹介いたします。
会話もメールも英語は3語で伝わります
この書籍で著者が主張するところは、「主語・動詞・目的語」(SVO)の3語を用いたシンプルな英語でも、英語が書ける、会話ができるというものです。
日本語でビジネスメールを書くときには、とかく丁寧で回りくどい表現を使いがちです。
そして多くの日本人は、いざ英文メールを作ろうとしたときに、日本語のメールと同じように丁寧な英文を書こうとして頭を抱えてしまいます。
この本を読めば、ビジネス英語メールを作るときには、無理に難しい英文を書く必要はないことに気づき、しっかりと相手に要件が伝わるメールが書けるようになるでしょう。
関谷英里子のたった3文でOK! ビジネスパーソンの英文メール術
初心者でも理解しやすいように、英文メールに関する色々な疑問を徹底解説しています。
こちらの書籍も、できるだけ短く、簡潔な英文メールを作ることを推奨しています。
あらゆるビジネスシーンで使える50例のテンプレートが紹介されているので、すぐに実践で使うことができるでしょう。
ネイティヴチェックで鍛える ビジネス英文ライティング 第2版
Eメールの件名の付け方といった、基本的なルールから丁寧に解説されている書籍です。
この本の最大の特徴は、アメリカ生まれで日本語が堪能な著者が、日本人が誤って書いてしまいがちな文例を紹介し、それを赤ペンでチェックしながら詳しい説明を加えている点です。
これを読めば、誤解を招くような英文メールを送ってしまう心配もありません。
ビジネスで1番よく使う英語Eメール
この書籍では、1つ1つの文例を紹介するのではく、１つのメール全体を例として取り上げて解説しているのが特徴です。
文章の構成から、文法、関連表現、ニュアンスの違いに至るまで、詳しい説明が載っているので、大変勉強になります。
また、取り扱っている内容はビジネスだけにとどまらず、SNSで使用される英語表現や略語なども取り上げられています。
この本があれば、まさに今英語圏で使われている英語を身に付けることができます。
英文ビジネスEメール 実例・表現1200 [改訂版] (Z会のビジネス英語)
こちらの書籍は、圧倒的にボリュームがあります。
約100のシチュエーションと、1,200以上の例文が収められており、海外営業の方はもちろんのこと、貿易事務に従事している人も活用できるはずです。
文例が豊富なので、辞書のように使いたくなる1冊です。
文例が多いだけではなく、メールの書き出しから送信まで、どのような流れで英文メールを作成すればいいのかが分かる構成になっているので、初心者の方でも安心して利用できます。
また、この本では、ビジネスにおけるアメリカ英語とイギリス英語の表記の違いにまで言及しているのもポイントです。
まとめ
今回は、ビジネスで英文メールを作るときに参考になる書籍を紹介いたしました。
これらの書籍を参考にしながら、よく使う基本的なフレーズをテンプレートとしてまとめ、日常業務を効率化してみてください。
そして、もし余裕があるのならば、ビジネス英語メールの本をより有効活用してみてください。
各書籍の詳しい解説をよく読んでみると、英文を作るだけではなく、英会話に活かせるような情報がたくさん載っていますよ。
どうせ英語を使うのであれば、仕事を介して総合的な英語力アップにつなげてしまいましょう。
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