ゴールデンウィークにお盆休み、年末年始など、長期休暇が近づいてくると思わず心が躍ってしまいますよね。
さて、今回は年末年始のお休みをはじめ、 ゴールデンウィークやお盆休み、または出張などで会社を不在にする場合に、海外の取引先からのメールに対して自動で不在を通知する英語メールの表現・フレーズをご紹介いたします。
一度不在を通知するメールを作っておけば、あとは出張の際や緊急の用事で会社を不在にする場合などにも、少し文面を変更するだけで案内することができるので大変便利です。
日本の休暇シーズンを知らない外国人は多い
日本の長期休暇といえば、主にお正月休み、ゴールデンウィーク、お盆休みになるかと思います。
海外の取引先の方の多くは、意外と日本全体がお休みになる時期を知らないことが多いので、長期休暇の前には自動返信メールを設定しておくことをおすすめします。
以前、会社の取引先でニュージーランドの方から日本へ出張に行くことになっていると連絡をもらったことがありました。
訪問時期を聞いてみると、思いっきり日本がゴールデンウィークに入っている時期でしたので、事情を説明し、出張時期を変更することをアドバイスしたことがありました。
海外では不在時の自動返信メール使用は当たり前
日本に比べて休暇をしっかりと取る海外の人は、自動返信メールの機能をよく使っています。
毎週末の土日はさすがに何の連絡もありませんが、週末以外のウィークデーに休む場合には、たとえ1日だけであっても不在を知らせる自動返信メールが返ってきます。
問い合わせのメールなどにはなかなか返信してこないのに、休みの自動返信メールの設定だけはマメにするもんだな、と感じることもしばしばあります・・・・。
海外取引先から受信した不在通知自動返信メールの文例
ここでは僕が海外の取引先から実際にメールを受け取った、不在を案内する自動返信メールの文例をご紹介します。
I will be out of the office until November 30. If you need any support, please contact Tracy atracy@△△△.com.
（11月30日までオフィスを不在にしています。何かサポートが必要な場合にはトレーシーまでご連絡ください）
Thank you for your email. I’m out of the office now. For any immediate assistance, call to 〇〇-✖✖✖✖-△△△.
（Eメールありがとうございます。急ぎのご用の方はこちらへお電話ください）
I am currently out of the office. Please contact Adam Scott (adam@△△△.com.)
Thank you.
（現在オフィスを不在にしています。アダムスコットへご連絡ください。ありがとうございます）
I am travelling on business. I will be back in my office on January 31. I will reply to all emails after I come back to the office.
（現在出張中です。私は1月31日にオフィスに戻ります。オフィスに戻り次第、全ての E メールに返信いたします）
海外の方は非常に内容が端的なのが特徴的ですね。
僕が使用している不在時の英語自動返信メール
まずは簡易的な表現からになりますが、自動返信メールの場合、通常文頭には「Dear 〇〇〇,」の人名は要りません。
Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on September 7th.
For any urgent matters, please contact Hanako Sato sato@△△△.co.jp.
（E メールありがとうございます。私は現在オフィスを不在にしており、9月7日に戻ります。急ぎのご用件がございましたらサトウハナコまでご連絡ください）
次はもう少し丁寧な表現になります。
Thank you for your email. I will be out of the office from May 2nd through May 8th.
I’m afraid that I may not be able to reply your email until I come back to the office on May 9th.
If you have any urgent issues, please contact Hanako Sato sato@△△△.co.jp.
（E メールありがとうございます。5月2日から5月8日までオフィスを不在になります。恐れながら5月9日にオフィスに戻ってくるまでは、あなたの E メールに返信できないかもしれません。もし何かお急ぎのご用件がございましたら、サトウハナコまでご連絡ください）
まとめ
いかがでしたでしょうか。
会社を不在にする場合でも、いつ戻ってくるのか案内しておけば相手側も不快な思いをせずに済むかと思いますので、今度の年末年始のお休みに入る前に自動返信メールを設定されることをおすすめいたします。
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