海外との取引において一番最初にやることはオーダーを出すことです。
今回は、海外の取引先にオーダーを出すときに作成する「パーチェスオーダー」とオーダー時に使える英文メールをご紹介したいと思います。
パーチェスオーダーとは？
日本で言うところの注文書のことを、海外では「パーチェスオーダー（Purchase Order）」と呼んでおり、しばしば「PO（ピーオー）」と略して呼ばれることもあります。
商品購入に際して、輸入者側が商品名や数量・金額から取引条件などを記し、輸出者側に発行する、正式な注文書または購買契約書のことを指します。
パーチェスオーダーテンプレート
パーチェスオーダーには「絶対にこれじゃなければダメ」という書式は決まっていないので、必要最低限の項目をおさえ、あまり細かすぎない形式で作成すればいいかと思います。
とはいえ、どんなものを作ったらいいのかお困りの方に僕が普段使用しているパーチェスオーダーをこちらに公開いたします。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GEgi0avUiFaD9yxx4TXAkeOq6m7tD8TU6FdnJ2yXheo/edit#gid=0
必要に応じて変更を加えてご使用ください。
（Googleスプレッドシートで作成してあります。また、こちらのテンプレートを使用されて万が一何らかのトラブルや損害等が生じても一切の責任を負いかねますので、ご自身の責任のもとご使用ください。）
最低限おさえておきたい項目は以下のものになります。
・自社の会社名および連絡先
・書類上部の見やすい位置に「PURCHASE ORDER」と記載
・オーダーを実際に出す日付
・オーダーを管理するための通し番号（テンプレート上では「PO #」）
・オーダーを出す相手の会社名および連絡先
・オーダーを出す商品の送り先情報
・支払い方法などの取引に関する諸条件
・オーダーする商品に関する品番、商品名、数量、単価
・オーダーの合計金額
オーダーを出すときの英文メール
海外の取引先にメールでオーダーを出すときに使える英語メールの文例をご紹介いたします。
Dear ✖✖✖,
Hello.
I would like to place an order PO # 123-456789.
I have attached our purchase order, please check it.
If you have any questions, please let me know as soon as possible.
I’m looking forward to hearing from you.
Best regards,
Taro Suzuki
実際にメールを出すときにはパーチェスオーダーを添付することを忘れないようにしてください。
僕は念のために、取引先にファックスでもパーチェスオーダーを送るようにしています。
あとは取引先からの返信や見積書が届くのを待つだけです。
まとめ
パーチェスオーダーは一度フォーマットを作ってしまえば、あとは案件に応じて少し修正するだけですので作業が楽になります。
ぜひ時間があるときにお気に入りのデザインでパーチェスオーダーを作ってみてください。
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