海外から商品を輸入すると、たまに商品が到着した時に商品が破損していたり、不良品が入っていることがあります。
また、数量が違っていた、違う商品が届いたといったことも発生します。
本日は、そんな商品が到着した時に不良品や破損品が含まれていた場合、海外の取引先にメールでクレームを入れるときの表現・フレーズなどをご紹介していきたいと思います。
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不良品は英語で何て言う？
そもそも日本語で言うところの「不良品」とは、英語でいくつかの単語、表現を使います。
・defective items
他には「defective goods」や「defective products」を使うこともあります。
「defective items」と言った場合、不良品というよりは「欠陥品」に近いニュアンスになります。
・faulty goods
defectiveと同じく、他に「faulty items」や「faulty products」を使って表現することも可能です。
「faulty goods」のほうが、より日本語の不良品というニュアンスに近いかもしれません。
・doesn’t work
この場合には直接的に不良品という単語を使わずに、商品に問題があるということを伝えるときに使います。
The product doesn’t work.
この商品動かないよ、機能しないよといった表現ですね。
・there is a problem
これも間接的に商品の問題を表現する際に使えるものです。
There is a problem with the item # 301.（品番301の商品に問題があります）
破損品、商品が壊れていたときは？
壊れている商品、破損品に関する単語は以下のようなものを使います。
・broken items
・damaged goods
・hurt products
到着商品に問題があった場合の対処方法
輸入した商品の中に問題がある商品が見つかった場合は、まず写真を撮り、その写真を添付したうえで海外の取引先へメールで連絡を入れます。
商品間違いや商品の数量が足らなかった場合には、すぐに出荷するように依頼しますが、届いた商品が使い物にならないケースでは、交換品を送ってもらうか、商品金額分を返金してもらいます。
返金の場合ですが、実際にお金のやり取りをすることはまずなく、「credit（クレジット）」と言って、問題があった商品の金額分を返金してもらうことを約束する形を取ります。
そして取引先からは「credit note（クレジットノート）」または「credit memo（クレジットメモ）」と呼ばれる書類を発行してもらい、次回の注文時にクレジットされた金額分を次回の注文した総額から引いてもらうことで処理をします。
次回の注文時に注意しなければならないのは、きちんとこちらから前回の注文時にクレジットが発生したことを伝えなければいけないことです。
何も言わないと、前回のクレジットを無視されてしまうことが多いので気をつけなければいけません。
到着商品に問題があった場合のクレームメール文例
Dear, 〇〇〇
Hello.
I received your products on December 12th.
But there are some damaged items.
Here are the damaged items.
# 313 20 pcs
# 691 5 pcs
Could you ship replacements or issue a credit memo for the items?
I’m looking forward to hearing from you soon.
Thank you,
Taro Suzuki
（訳）
こんにちは。
12月12日に商品を受け取りました。
しかし、損傷品がいくつかありました
こちらが損傷品になります。
# 313 20個
# 691 5個
代替品を出荷していただくか、この商品に関するクレジットメモを発行していただけますか。
ご連絡をお待ちしております。
まとめ
海外では日本よりも荷物が雑に扱われることが多いというのが現状です。
また、輸送距離も長いため、どうしても商品に問題が発生してしまう可能性が高くなってしまいます。
そのため、僕が実務をやっていても、結構メールで到着後の荷物についてやりとりする機会は多いです。
クレームのメールを送る際に気を付けていただきたいのは、メールの文面の中に、きちんとどのように対処してほしいか記載しておくということです。最初からこちらの要求を伝えておかないと、問題の処理にどんどん時間がかかってしまいますのでお気をつけください。
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