海外の取引先とアポイントを取るのに 、どのような英語表現を使ったらいいか悩んだことはないでしょうか？
英語表現に慣れていない方には、英語を使ってアポイントを取ることはハードルが高いかもしれません。
今回は僕が普段使っている、メールで海外の取引先とアポイントを取るための英語フレーズをご紹介したいと思います。
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アポイントを取る必要がある場面
僕は海外の既存の取引先を訪問するために定期的に海外出張に出かけています。
主に海外取引先のオフィスを訪問したり、工場の視察を行ったりします。
その際、事前にメールでこちらから訪問することを伝え、アポイントを取るようにしています。
また、取引先が海外で行われる展示会にブースを出展する場合もありますので、展示会でのミーティングの設定を事前にメールで取り付けておくこともあります。
海外の取引先を訪問するときにはアメリカに行く機会が圧倒的に多いのですが、1回の出張につき、大体3～5社を回るようにスケジュールを組んでいます。
訪問予定を打診するときの英語メール
その1
Dear Mike,
Hello.
I’m going to visit the United States from March 10th to March 17th.
I would like to have a business meeting with you during my stay.
I’m wondering if I could visit your office.
Please let me know the best time and date for you.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Taro Suzuki
（和訳）
マイクさん
こんにちは。
私は3月10日から3月17日までアメリカを訪問する予定です。
私の滞在中あなたとビジネスミーティングができれば幸いです。
貴社を訪問してもよろしいでしょうか。
あなたの都合のよろしい時間と日にちをご連絡ください。
ご連絡をお待ちしております 。
その2
Dear Kevin,
Hi.
I will go to business trip to the United States from March 10th to March 17th.
During my stay, I would like to have a discussion with you concerning your new product.
If possible, could you spare the time to meet with me at 11:00 a.m. on March 11th?
I look forward to hearing from you soon.
Best regards,
Taro Suzuki
（和訳）
ケビンさん
私は3月10日から3月17日までアメリカに出張に行きます。
私の滞在中に、貴社の新製品ついてあなたと話し合いができればと思っております。
できましたら、3月11日の午前11時にお時間を頂戴できますでしょうか。
ご連絡をお待ちしております。
どちらの英文も訪問することを伝え、アポイントのお願いをするメール文章になりますが、その2のほうがより具体的にどんなことに関して話すのか、そして日時までこちらから提案してアポイントを取るための表現になります。
その他の相手側の予定を聞くフレーズ
相手の都合を確認するための表現は他にもいろいろあり、僕はその時の相手の人柄や性格を考慮して表現を変えるようにしています。
When are you available?
（都合がつくのはいつですか）
Please tell me your availability on March 12th?
（3月12日のご都合はいかがですか）
メールの最後の部分で相手に予定を聞くときに、状況に応じて表現を変えてみるのもいいかもしれません。
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アポイントがかぶってしまったときの英語メール
出張の予定を組んでいると、時々アポイントの日時が重なってしまうことがあります。
そんなときに、相手側にスケジュールの変更をお願いするメールをご紹介します。
Dear Mike,
Thank you for your reply.
I’m afraid I have another appointment at the time.
Would you change the time of our meeting to 15:00 p.m.?
I ask for your kind understanding.
Sincerely yours,
Taro Suzuki
（和訳）
マイクさん
お返事ありがとうございます。
あいにく、その時間には別のお約束があります。
ミーティングの時間を午後15時に変更していただけないでしょうか。
ご理解の程よろしくお願いいたします。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
それほど難しい表現ではないと思いますので、英語のメールだけでなく、英会話においても何かアポイントを取らなければならないような場面でもお使いいただけるフレーズではないかと思います。
出張の際には、いつも事前にスケジュールを組んでいくのですが、たまに時間をすっぽかされることがあり、その後のスケジュールを組み直すのが大変なことがあります・・・。
その点、日本人ほど時間に正確で、時間を守る人種はいないのではないかと痛感させられます。
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